照顧交接紀錄:五行寫法,不漏掉交更細節

交接、日記,還是日誌?

三個名字講的是同一個習慣,差別只在寫多少。日記是當天的那幾行;交接是它們的兩分鐘摘要,寫在責任換手的一刻;日誌是兩者共同坐着的那份持續紀錄。任何一份穩定地寫下去,另外兩份都會變得很便宜。

這一頁是交接:五行,按接手人需要的次序排。如果背後那份紀錄不存在,交接每個週末都要重寫一次,而不是摘要一份已經存在的東西。

五行交接:可以直接照抄的格式

把這個格式抄進你本來就在用的地方:筆記、共用文件、手機的備忘錄都可以。一行一項,照這個次序,在事情發生的一刻就寫,而不是等到週末。

交接,就是東西掉在地上的地方

在專業照顧裡,交更是每天風險最高的時刻之一:責任由一個人轉到另一個人手上的那一點。家庭每星期也有好幾次同樣的交接,只是沒察覺:兄弟姊妹接手一個週末、助手星期一上門、父母短暫住院後回家。最重要的資訊,恰恰就是最容易流失的資訊。

五行的交接

交接不需要是一份報告。五行就涵蓋了下一個人需要的幾乎所有東西,而每一行都在回答一個他們本來不得不問的問題:

• 自你上次掌握狀況以來有什麼改變:那一兩樣不同的事。
• 做過什麼,結果如何。
• 還有什麼未完成,幾時要完成。
• 要留意什麼,以及什麼情況要當成有問題。
• 如果出了事,該打給誰,按什麼次序。

交接紀錄該寫什麼,不該寫什麼

交接紀錄是給接手的人看的,所以應該真實而簡短。該寫的:藥物改動、漏了一餐、跌倒或幾乎跌倒、一次覆診及其結果、值得留意的情緒或睡眠變化。

不該寫的:你對「那位兄弟姊妹為何不幫忙」的詮釋、對醫護人員的抱怨,或者任何你不希望被讀回自己面前的話。交接是一份工作文件,而它只有在所有人都信任它中立時才有用。這也是它應該與較長的日常記述分開的原因:兩者做的是不同的事。

寫下來的勝過口頭說

在漫長的一天結束時口頭交代的交接,會按那個疲倦的人記得的次序被刪減。寫下來,它就能在家人最需要它的那些壞夜晚存活下來。它也能免去凌晨兩點的電話:接手的人自己就有「她晚上的藥吃了沒有」的答案,不必吵醒任何人。

書面交接要有東西墊底。如果已有一份持續的日常紀錄,交接就只是把已有的東西做一份兩分鐘的摘要,而不是一件從頭做起的工夫:如何維持一份真正有人用的照顧日誌就是令交接變得便宜的習慣。

向受僱助手交接

第一次加入這個家庭的助手,需要的開頭交接跟兄弟姊妹不同:現時的藥物清單、過敏、家中的實際情況、該打給誰,以及他們有權和無權決定什麼。把這些寫下來一次,而不是站在門口解說,也正是偶爾換用另一位助手時仍然安全的原因。長者藥物管理談到應該隨著每一份藥物清單走的那份改動紀錄。

決定誰負責什麼,包括受僱助手在內,就是兄弟姊妹如何分工照顧父母所講的同一場對話:一份共享紀錄,每一部分都有一個指定負責人。

交接背後的那份紀錄

彆扭的交接通常是症狀而不是病因:它之所以難,是因為紀錄住在一個人的腦裡。當資訊集中在一個共享的地方:藥物改動、覆診、日常筆記,交接就縮短成幾行,告訴下一個人往哪裡看、有什麼不同。這正是把它寫下來的意義所在;交接紀錄本身並不是什麼成就。

一份寫好的交接示例

以下是一份示例,在一個睡得不好的夜晚之後的早上寫下:

• 自昨天起的改變:晚上的藥盒已補充;爸爸夜裡起來了兩次。
• 做過什麼、結果如何:晚上藥已服;十時起睡著;早餐吃了。
• 未完成:量血壓星期四到期;藥房還未回電。
• 要留意:第二晚再起來,或者站立時頭暈。
• 打給誰:先打給我妹妹（她的電話在雪櫃上）,九時後打給診所。

這差不多就是一份完整的交接,並不優雅。但它正是到場的人所需要的,而這是唯一重要的標準。寫進共享筆記之後,下星期會問起的那位兄弟姊妹也看得到。

為何口頭交接總是不斷失敗

家庭總是不斷回到口頭交接,因為它感覺快一點,而對給的那個人來說確實如此。代價卻落在收的那個人身上:他要把整幅圖記在腦裡,之後還要回答一些本來寫在紙上就能回答的問題。

書面交接也能修正那些在不對的時候發生的交接。如果筆記放在同一個地方,交更是在正常時間還是半夜壞夜之中發生都不要緊:誰到場,讀到的都是同樣那幾行。

就像它所摘要的日常日誌一樣,交接只有在最新的時候才有用。讓兩者存活的規則相同:在改動發生的一刻就寫,而不是等到週末。

測試很簡單。如果兩個人讀同一份筆記,對情況得出相同的理解,它就在發揮作用。如果其中一位還要打電話給另一位才知道實際發生了什麼,那麼交接其實仍然在口頭進行,只是搬到了電話上。一份你信得過的筆記,也是一份你可以放下的筆記,而這正是讓你可以離開一晚的原因。

本文用到的幾個詞

照顧交接紀錄(交更紀錄)

一個照顧者留給下一個人的幾行字。香港的照顧場景把換班叫「交更」,連著的那份紀錄就是交更紀錄;長一點的叫法是照顧交接紀錄,指的是同一份文件。

照顧日誌

每天發生什麼事的持續紀錄。交接是它的兩分鐘摘要,而不是另一份文件——見如何維持一份真正有人用的照顧日誌。

照顧圈

共用同一份紀錄的所有人:兄弟姊妹、配偶、受僱助手、上門看一眼的鄰居。每個人都應該有一個指定的範圍,這跟兄弟姊妹如何分工照顧父母是同一場對話。

這套方法的來源

結構化的交接不是家庭發明的。臨床團隊之所以把交接形式化,是因為沒有結構的交接,偏偏在最要緊的一刻把資訊丟掉;最為人知的格式是 SBAR(情況、背景、評估、建議),由醫療改善學會(Institute for Healthcare Improvement)收錄為工具。上面那五行是家庭版本:同樣的紀律,不用臨床詞彙。

英國 NHS 的社會照顧與支援指南涵蓋照顧另一個人時實務上要處理的事,也包括那些關於照顧者本人、而不是被照顧者的部分。

如果交接總是在滑走,問題很少出在那張紙上:它所摘要的那份紀錄,通常散落在三個地方。Easikin 把父母親的藥物清單、覆診、日常紀錄與交接放在同一個共享的地方,交接就變成一份摘要,而不是另一件從頭做起的工夫。